項目管理小知識科普:橫道圖是什么?

橫道圖,即甘特圖,也可稱為條狀圖。以橫豎軸表格的形式,將時間與活動(項目)相結合,表示一個任務、計劃、或者項目的完成情況(進度)。橫道圖在工程進度計劃制定、項目管理等方面運用非常頻繁,是項目管理人員的必備工具之一。今天,我就給大家詳細科普一下,橫道圖是什么。希望能對項目管理人員初學者了解橫道圖有所幫助。

橫道圖的定義

歷史

橫道圖的出現,要歸功于一位名叫亨利·勞倫斯·甘特的科學管理運動先驅者。他于1917年第一次提出橫道圖(甘特圖),并將之運用到項目管理中。橫道圖又名甘特圖,即是以這位發明者為命名的。

含義

橫道圖結構非常簡單,包括橫軸與縱軸,橫軸表示時間,縱軸表示活動(項目),橫向的線條則表示對應期間內計劃和實際的工作任務的完成情況。橫道圖直觀描述了什么任務計劃在什么時候進行,計劃多久時間完成,實際已經完成多少等信息。

甘特圖包含以下三個含義:

  • 以圖形或表格的形式顯示活動;
  • 一種通用的顯示進度的方法;
  • 構造時應包括實際日歷天和持續時間,并且不要將周末和節假日算在進度之內。

下面,我們用一個實際例子來形象地理解一下橫道圖。

橫道圖例子

如圖所示,在這個關于室內裝修的橫道圖中,我們可以看到以下信息:

  • 縱軸依照室內裝修工程的流程步驟依次列出室內裝修工程的任務,其中包括大致步驟的任務,部分任務又包括它的多個子任務(分項目);
  • 橫軸有任務的計劃開始時間、計劃完成時間、持續時間、實際完成進度等時間要素;
  • 圖表內部用百分比表示任務的進度,長條棒狀圖形與橫軸的時間對應,具體表示任務的持續情況;
  • 每一個任務的完成時間是其所有子任務的時間之和(子任務計劃時間有重疊部分,不重復計算)。

橫道圖的特點

優點:

  • 形象直觀,結構簡單,一目了然,易于理解;
  • 使用方便,有專業軟件支持,制作簡單便利;
  • 便于管理人員實時把握任務的進度,發現問題,及時調整與改善。

缺點:

  • 橫道圖只是描述了項目管理的時間與活動(任務)的關系,對于各個活動之間的邏輯關系則無法反映。因此不太適用于大型、復雜的工程的進度管理;
  • 無法表示活動的重要性,如對活動是否緊急、是否可以延遲等情況難以判斷;
  • 橫道圖的修改與調整難度很大,不利于計劃方案的優化;
  • 倘若橫道圖任務分類或多,導致圖表線條錯綜復雜,則會造成閱讀困難。

橫道圖的應用

由于其直觀性、形象性,橫道圖非常適合用于檢查工程的完成進度。根據橫道圖,我們可以看出哪個任務如期完成,哪個任務需要延期完成,是否有任務計劃安排不合理等等,這樣有助于管理人員進行工程計劃的修訂、改善、以及實際工作完成中的效率的提高。橫道圖,可以不斷促進項目管理的有效性。橫道圖一直以來都是生產管理人員的必備工具之一,而今,隨著項目管理的擴展,橫道圖被靈活運用到建筑工程、軟件開發等所有涉及到項目管理的行業領域中。

橫道圖在項目管理中的應用,具體包括以下幾個方面:概述項目活動;計劃項目活動;設計關鍵路徑;提供日程建議;配置項目資源;溝通項目活動;協調項目活動;監測項目進度。

關于橫道圖在項目管理中的優勢與局限性,推薦閱讀:什么是甘特圖?做項目管理到底該不該用甘特圖?

但不可忽略的是上述橫道圖的幾點缺點,因為它的局限性,橫道圖的應用還是受到了一定的限制。一般來說,比較適用以下情況:

  • 小型的,簡單的,由少數活動組成的項目計劃;
  • 大中型項目或復雜項目計劃的初期編制階段;
  • 只需要了解大致情況的項目計劃的高層領導閱讀;
  • 宣傳報導項目進度形象的場合。

橫道圖繪制工具

  • 基礎的軟件有Excel,但繪制工具簡單,花費時間較多;
  • 專業的有Microsoft Project(MSP),是微軟開發的項目管理的專門軟件;
  • 多功能的橫道圖繪制軟件有Visio,同樣微軟出品的支持多種圖表繪制的功能強大的制圖軟件,價格偏高;
  • 另外,還有一款類似于Visio的橫道圖繪制軟件——億圖圖示,擁有一套繪制橫道圖的智能工具。除此之外,也支持繪制時間線、PERT圖、質量功能部署、工作分解結構等項目管理圖表。

關于億圖圖示項目管理圖表繪制軟件,請閱讀:億圖項目管理制圖軟件


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